Ai sensi delle circolari del Servizio II della Direzione Generale per gli Archivi n. 33 del 07/09/2017 e n. 39 del 29/09/2017, per poter pubblicare senza finalità di lucro - in libri, giornali, riviste, CD-ROM, siti Internet, manifesti, inviti ecc. - la riproduzione di un documento d'archivio o di parte di esso, è necessario inviare all’Istituto detentore del bene una semplice comunicazione del proposito di pubblicare l’immagine, fermo restando l’obbligo di:
- citare la fonte nella pubblicazione;
- riportare la segnatura esatta del documento nella pubblicazione;
- consegnare una copia analogica o digitale dell’elaborato e una copia della riproduzione.
Si considerano non a fini di lucro le pubblicazioni che abbiano le seguenti caratteristiche:
- se cartacee, abbiano una tiratura inferiore alle 2000 copie e prezzo di copertina non superiore a 70 euro oppure siano periodici di natura scientifica;
- se online, siano pubblicazioni che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e non siano soggette ad accesso a pagamento.
Quanto alle pubblicazioni per finalità di lucro - in libri, giornali, riviste, CD-ROM, siti Internet, manifesti, inviti ecc. - della riproduzione di un documento d'archivio o di parte di esso, è necessario richiedere l’autorizzazione alla Direzione dell’Archivio di Stato su carta legale (con marca da bollo per uso amministrativo).
La pubblicazione dovrà riportare:
- la segnatura esatta del documento;
- la menzione "su concessione del Ministero della Cultura – Archivio di Stato di Pesaro Urbino";
- gli estremi dell’autorizzazione.
È richiesta la consegna di tre copie della pubblicazione che utilizza i predetti documenti.
L'autorizzazione a pubblicare è subordinata al pagamento di diritti di riproduzione, che devono essere pagati tramite l’utilizzo della piattaforma digitale PagoPa.
Attualmente la materia è regolata dal D. Lgs. n. 42/2004, "Codice dei beni culturali e del paesaggio", Sezione II. Tale Decreto, all'art. 108 comma 6, recita "Gli importi minimi dei canoni e dei corrispettivi per l'uso e la riproduzione dei beni sono fissati con provvedimento dell'amministrazione concedente".
